De vraag naar kwartiermakers neemt toe. Steeds vaker verschijnen nieuwsberichten over projecten waar kwartiermakers op ingezet zijn en iedere week verschijnen nieuwe vacatures waarin kwartiermakers worden gevraagd. Kwartiermaken is een uniek vak. Het wordt vaak vergeleken met project-, verander- of innovatiemanagement, maar het is wezenlijk anders. Een projectmanager op een kwartiermakersopdracht zetten kan zelfs desastreuze gevolgen hebben voor nieuwe projecten. Wat is kwartiermaken, wanneer schakel je regulier- of projectmanagement in en welke gevolgen heeft het wanneer je een projectmanager op een kwartiermakersopdracht inzet?
Kwartiermakers
Het kwartiermaken komt van oorsprong uit militaire context. Kwartiermakers zijn troepen die vooruit worden gestuurd om voorbereidingen te treffen voordat de rest van militairen arriveren. Buiten militaire dienst is kwartiermaken van toepassing op projecten waar, men naar aanleiding van een wens, idee of behoefte een geheel nieuwe organisatie of -structuur wil opzetten. De fase die voorafgaat aan regulier- of projectmanagement noemen we ook wel de kwartiermakersfase.
Wat is een kwartiermakersfase?
Een kwartiermakersfase is de startfase van de nieuw op te zetten organisatie of -structuur naar aanleiding van een idee, wens of behoefte. Deze beginfase kenmerkt zich door het ontbreken van kaders. Deze zijn beperkt of nog niet vastgesteld. Er is bijvoorbeeld geen planning, geen exacte doel en er ontbreken organisatorische, personele en financiële kaders. Deze randvoorwaarden zijn wel bij regulier (project)management aanwezig en bij een kwartiermakersfase (nog) niet. Het ontbreken van kaders zorgt voor weinig houvast. Dit brengt onzekerheid, onrust en de daarbij horende dynamiek met zich mee. In deze fase is het daarom van groot belang dat men werkt met een kwartiermaker, want deze fase vergt een specifieke aanpak en sturing om met elkaar tot een succesvol resultaat te komen. Doe je dat niet, dan kan dat leiden tot desastreuze gevolgen. Welke dat zijn, leggen we verderop uit.
Samenvattend heeft een kwartiermakersopdracht ten opzichte van een reguliere managementopdracht:
- Minder kaders en zekerheden
- Meer vrijheidsgraden
- Grote impact op toekomstige organisatie
Hoe ziet het proces van kwartiermaken eruit?
Het proces van kwartiermaken bestaat uit grofweg twee fasen die gelijktijdig doorlopen worden:
- voorbereidingsfase en
- implementatiefase.
De voorbereidingsfase is vooral vroeg in het project belangrijk. Het belang van de implementatiefase neemt toe naarmate het project vordert. In beide fasen neemt de kwartiermaker een andere rol in: in de voorbereidingsfase de rol van adviseur en in de implementatiefase de rol van interim-manager. Allebei de fasen hebben hun eigen kernactiviteiten en producten.
Meer achtergrondinformatie over deze fase vind je in het handboek kwartiermaken of in de opleiding tot kwartiermaken.
Na afronding van de opdracht van kwartiermaken kan een projectmanager het project overnemen. Dan is de kwartiermakersfase afgerond.
Desastreuze gevolgen bij inzet projectmanager op kwartiermakersopdracht
Het komt regelmatig voor dat de opdrachtgever niet op de hoogte is van de verschillen tussen een regulier- en/of projectmanagement en kwartiermaken en schakelt meteen een projectmanager in bij het opzetten van een nieuw organisatieonderdeel en/of -structuur. Wat kan er gebeuren? We lichten twee valkuilen toe die tot desastreuze gevolgen voor het project kunnen leiden
Valkuil 1
Bij de start van een kwartiermakersopdracht heeft een kwartiermaker alleen informeel zeggenschap. Er moet een nieuwe organisatie en/of -structuur worden opgezet en dan is er nog geen formele organisatie, mandaat, personeel e.d. Een kwartiermaker werkt samen met de betrokkenen uit de organisatie(s) en zijn taak is om deze mensen in deze kwartiermakersfase mee te krijgen op basis van inspirerend leiderschap. Wanneer in zo’n fase besluitvorming of overeenstemming met betrokkenen moeilijker wordt, zien we dat sommige projectmanagers “op hun strepen gaan staan”. De projectmanager is in de veronderstelling dat ie als ‘manager’ een besluit kan nemen en dat betrokkenen hem dan klakkeloos volgen. Helaas werkt dat niet zo. Het resultaat van zo’n besluit is dat betrokkenen geen loyaliteit voelen richting de projectmanager. Vaak gaan ze ook niet tegen het besluit van een manager in, waardoor de manager de indruk krijgt dat hij een einde aan de discussie heeft gemaakt, maar feitelijk is het project dan dood. De betrokkenen gaan een andere kant op of volgen hun eigen koers.
Valkuil 2
Een andere valkuil die tot desastreuze gevolgen kan leiden is het maken van een concreet projectplan bij de start van de kwartiermakersopdracht en daarop sturen. In een kwartiermakersopdracht kunnen veel uitgangspunten en/of externe omstandigheden snel veranderen. Als een projectmanager een concreet projectplan heeft gemaakt, zien we dat ze ieder half jaar, ter compensatie, opnieuw een volledig vernieuwd projectplan moeten opstellen. Tegen de tijd dat het plan klaar is en er een besluit over is genomen, kan het weer aangepast worden. Het gevolg is dat de kwartiermakersopdracht als “een schip op drift” wordt. Een projectplan is slechts een instrument om een koers te kunnen uitzetten. Als dat met een gedetailleerd plan van aanpak niet kan (zoals bij een kwartiermakersopdracht), doe het dan niet. Het werkt vooral tegen het project in. Het maakt betrokkenen onzeker, het project gaat telkens een andere kant op e.d. Wat in zo’n situatie soms wel kan helpen is een projectplan te maken dat procesgericht is. In een dergelijk plan zijn niet de inhoudelijke uitgangspunten en keuzes (die sterk kunnen wijzigen) het ankerpunt, maar het proces dat doorlopen wordt om tot besluitvorming en keuzes te komen en waarbij voor iedereen duidelijk is wanneer en hoe ze betrokken worden.
Meer over de verschillen tussen kwartiermaken en projectmanagement lees je in dit blog.
Wil je meer leren over het vak kwartiermaken?
- Het Kwartiermakersgilde heeft een unieke opleiding tot kwartiermaken ontwikkeld. In deze opleiding leer je alles over het vak; van aanpak tot overdracht.
- Bestel het handboek kwartiermaken. De gids voor het opzetten en herinrichten van organisaties.
- Sluit je aan bij de LinkedIngroep Kwartiermakersgilde.
0 reacties