Het verwarren van kwartiermaken en projectmanagement kan in de praktijk desastreuze gevolgen hebben. Dit komt door de specifieke eigenschappen van een kwartiermakersklus, die een andere aanpak noodzakelijk maakt. In dit blog leggen we uit waarom dat is en wat de verschillen zijn.

Aanpak projectmanager

Een projectmanager werkt meestal vanuit een organisatie waarin al een bepaald kader voor het project is opgezet. Er is een duidelijke opdracht of taak en een beoogd resultaat. Er zijn duidelijke richtlijnen voor personeel, financiën en planning. Alhoewel hier altijd vanaf kan worden geweken in de uitvoering. De werkzaamheden van een projectleider vinden plaats op een bestaande locatie. Er zijn voorzieningen waar hij of zij gebruik van kan maken en er is een ondersteunende staf (secretariaat, administratie, personeelszaken). Dankzij deze omstandigheden werkt het bij projectmanagement goed om vooraf een plan van aanpak te maken en dit te volgen. Projectmanagers hebben vaak een specifieke structuur of methode die zij gebruiken en die het project succesvol maakt.

Aanpak kwartiermaker

Kwartiermakers werken in situaties met veel meer onzekerheid en onduidelijkheid dan projectmanagers. De noodzakelijke kaders voor projectmanagement missen nog en worden juist in de kwartiermakersfase opgesteld. De context van het project kan nog veel veranderen, waardoor kwartiermaken een dynamisch proces is. Deze dynamiek maakt dat de aanpak van de kwartiermaker anders is dan die van de projectmanager. Er moet meer worden ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen. Kwartiermaken is in die zin te vergelijken met een backpacker die zonder planning op reis gaat en ‘wel ziet waar het schip strandt’, terwijl een projectmanager de vakantieganger is die een all-inclusive boekt en van tevoren bestemming en activiteiten duidelijk heeft en online de kaartjes voor musea of voorstellingen heeft gekocht. Elke ontwikkeling kan een wending in het kwartiermakersproject betekenen. Hierdoor is de relatie met de opdrachtgever veel belangrijker dan in projectmanagement en moeten kwartiermakers continue de verschillende opties kunnen afwegen. Omdat kwartiermakers niet werken vanuit een officiële hiërarchische positie in de organisatie, moeten zij goed contact met de verschillende betrokkenen hebben en inspirerend leiderschap inzetten.

Belangrijkste verschillen

De belangrijkste verschillen tussen kwartiermaken en projectmanagement zijn:

  • Er is in kwartiermaken sprake van meer onzekerheden.
    Waar een projectleider een concreet en gedetailleerd plan van aanpak maakt, werkt dat bij een kwartiermakersopdracht niet. Vaak moet er na een half jaar opnieuw een plan van aanpak worden opgesteld omdat te veel uitgangspunten of omgevingsfactoren zijn gewijzigd. Een kwartiermaker zal relatief meer op processen dan op resultaten sturen.
  • Een kwartiermakersopdracht vraagt meer flexibiliteit dan bij projectmanagement.
    Een projectleider bewaakt zijn project door een strakke beheersing van de opdracht en de kaders. Die moeten stabiel blijven of gecontroleerd wijzigen. Dat werkt vaak niet in een kwartiermakersopdracht. Er beweegt te veel en te snel omdat helemaal te controleren. Bovendien is er vaak nog geen hiërarchische relatie waardoor veel actoren zich niet laten beperken door de wens van de projectleider tot gecontroleerde wijzigingen in de kaders. Kwartiermaken vergt namelijk een hele andere wijze van sturing en beheersing.
  • De relatie met opdrachtgever en andere betrokkenen is belangrijker bij kwartiermaken.
    Een projectleider zorgt voor een helder opdracht en kaders en gaat daarbinnen zorgen dat het afgesproken resultaat, conform tijd, budget en kwaliteit, wordt opgeleverd. Overleg met opdrachtgever is vooral over (wijzigingen in) de opdracht en de kaders nodig. Aan het einde van het project levert de projectleider zijn resultaat op aan de opdrachtgever.
    Bij een kwartiermakersopdracht zal de kwartiermaker veel breder  en intensiever met de opdrachtgever moeten communiceren, omdat de opdrachtgever mee moet groeien richting het uiteindelijke resultaat en omdat de positie van de opdrachtgever aan het begin van de opdracht vaak niet meer dezelfde opdrachtgever is aan wie het resultaat wordt opgeleverd.
  • Inspirerend leiderschap is nodig in plaats van een hiërarchische positie.
    Het resultaat van een kwartiermakersopdracht wordt voornamelijk bereikt door en in de (vrijwillige) samenwerking met anderen. Waar een projectleider medewerkers heeft die hij aanstuurt en waar hij een hiërarchische relatie mee heeft, is dat bij een kwartiermaker meestal niet. In de kwartiermakersfase is er vaak nog niets geformaliseerd (dat is de kwartiermaker juist aan het voorbereiden). Een kwartiermaker kan daardoor niet of nauwelijks een koers voor anderen afdwingen. Dat zal veel meer via enthousiasmeren en inspireren moeten gaan. Een projectleider kan zich (of moet zich) als de ‘baas’ opstellen, een kwartiermaker juist niet of veel minder.

Meer achtergrondinformatie over kwartiermaken

Nanja Flikweert heeft in haar masteronderzoek specifieke aspecten van deze twee vakgebieden naast elkaar gezet. Je kunt haar masterthesis gratis downloaden.

Opleiding kwartiermaken

Ben je projectmanager of kwartiermaker en wil je meer leren over kwartiermaken? Volg onze opleiding kwartiermaken of bestel het handboek kwartiermaken.