Als kwartiermaker sta je bij de start van iedere kwartiermakersopdracht voor uitdagende vraagstukken. Je begeleidt transities, draagt bij aan een strategische heroriëntatie of je zet een nieuworganisatie(onderdeel) op. Vraagstukken waarvan vooraf niemand weet hoe het eindresultaat eruit gaat ziet. Dat levert onzekerheid op bij zowel de opdrachtgever als bij andere betrokkenen. Een belangrijke taak van de kwartiermaker is dan ook om vooral te sturen op het proces en niet op de inhoud. Uiteindelijk wil je dat alle neuzen dezelfde kant op staan met zo min mogelijk weerstand en dat iedereen vertrouwen heeft in de stappen die genomen moeten worden. Inzicht in het proces, de te nemen activiteiten en de toegevoegde waarde van de verschillende stappen helpt bij het creëren van draagvlak. Een tool als value mapping kan je hierbij helpen.

Wat is value mapping?

Value mapping helpt om de uiteindelijke organisatie te ontwerpen die klaar moet staan aan het einde van de kwartiermakersopdracht. Met value mapping breng je de individuele en organisatie waarden in kaart. Het geeft antwoord op de vraag, wat vind ik belangrijker, wat is minder belangrijk en wat vinden wij samen belangrijk voor de organisatie. Waarden zijn vaak onuitgesproken en worden als vanzelfsprekend aangenomen. Maar juist doordat het niet wordt uitgesproken, kunnen bij veranderingen en onzekerheden weerstanden ontstaan. Hoe kunnen jouw collega’s, leidinggevende of andere stakeholders weten waarom jij doet wat je doet en waarom dat zo belangrijk voor jou is?

Een voorbeeld

Een kwartiermaker is aangesteld om een nieuwe organisatievorm voor een gezamenlijk programma van vier verschillende organisaties op te zetten. Tijdens zijn inventarisatiegesprekken met de verschillende betrokkenen merkt de kwartiermaker op dat er veel onduidelijke afspraken zijn gemaakt, de rolverdeling is onduidelijk en er is nauwelijks overzicht bij wie welke taken liggen. Om meer inzicht, overzicht en begripsvorming in en voor elkaars werk te krijgen, besluit de kwartiermaker om een value mapping sessie te organiseren met alle betrokkenen.

Na introductie en uitleg geeft hij iedereen stiften, post-its, een A3 format van een lege value map. Iedereen krijgt de opdracht om minimaal tien persoonlijke waarden op te schrijven op de post-its en deze vervolgens op te plakken in volgorde van belangrijkheid in de juiste kolom: waarden die altijd belangrijk voor je zijn, die soms belangrijk zijn, die zelden belangrijk zijn en die nooit belangrijk zijn. De randvoorwaarde is maximaal vijf waarden in de kolom ‘altijd belangrijk’. Blijf net zolang schuiven met de waarden tot je het gewenste resultaat hebt bereikt. Kom je er niet uit? Vraag iemand met wie je nauw samenwerkt en die jou goed kent om je te helpen.

Wat zijn persoonlijke waarden? Persoonlijke waarden zijn die waarden die je het gevoel geven dat je leeft, waar je ’s morgens vroeg je bed voor uit komt en waar je gepassioneerd betrokken bent bij wat je doet in het bedrijf. Dat kunnen zijn:

• anderen helpen
• creativiteit
• innovatie
• een doel bereiken
• samenwerken
• vertrouwen
• respect
• leiderschap
• ecologisch bewustzijn

Na het noteren van ieders waarden en invullen van de persoonlijke value map, bespreekt de kwartiermaker de waarden gemeenschappelijk. Doel hiervan is om inzicht te krijgen in die waarden die niet worden uitgesproken of gedeeld en als vanzelfsprekendheid worden aangenomen. Weet jij wat jouw collega belangrijk vindt en waarom hij of zij doet wat hij of zij doet? Met het expliciet maken van de persoonlijke waarden van teamleden en elkaar uit te leggen waarom je doet wat je doet, ontstaan gemeenschappelijke waarden.

De voortgang en borging van het kwartiermakersproject

Na een value mapping sessie plant de kwartiermaker regelmatig bijeenkomsten in met alle betrokkenen. Hierin wordt de uitvoering van het plan van aanpak besproken, de genomen en nog te nemen activiteiten, de visuele resultaten van de value mapping op de tijdlijn en het verloop van het project. Iedere sessie gebruikt de kwartiermaker hiervoor dezelfde PowerPointpresentatie/tijdlijn of andere hulpmiddel waarmee je het proces inzichtelijk maakt. Per activiteit zien de betrokkenen welke stappen nodig zijn, welke activiteiten ingezet moeten worden en wie hierbij een belangrijke rol speelt. De kwartiermaker benoemt hierbij de gemeenschappelijke waarden die in de value mapping sessies naar voren zijn gekomen, waardoor hij de betrokkenen actief betrekt. De gekleurde post-its waarop de individuele waarden zijn opgeschreven komen hierbij terug en geven herkenning en erkenning. Deze methode geeft de betrokken mensen houvast in onzekere tijden en zorgt tevens voor een borging van de resultaten.

De presentatie deelt de kwartiermaker vóór iedere bijeenkomst met de opdrachtgever en bespreekt hiermee de voortgang. Dit zorgt ervoor dat de kwartiermaker de opdrachtgever betrekt, op de hoogte blijft en daardoor meer vertrouwen krijgt in het project. Openheid, bespreking en communicatie helpt om meer vertrouwen, draagvlak, duidelijkheid en consensus te krijgen voor het plan van aanpak.

Meer weten over de toepassing van deze tool?

• In het handboek kwartiermaken vind je meer over de toepassing van deze tool.
• In de opleiding tot kwartiermaken behandelen we meerdere tools die je kunt toepassen tijdens je kwartiermakersopdracht.
• Sjabloon gebruiken? Download het voorbeeld hier.