Waarom is value mapping een onmisbare tool voor kwartiermakers?

value mapping

Geschreven door Jeanet Walraven

Als kwartiermaker sta je bij de start van iedere kwartiermakersopdracht voor uitdagende vraagstukken. Je zet een nieuw organisatie(onderdeel) op, begeleidt transities of begeleidt een strategische heroriëntatie. Vraagstukken waarvan vooraf niemand weet hoe het eindresultaat eruit gaat ziet. Dat levert onzekerheid op. Zowel bij de opdrachtgever als bij de andere betrokkenen. Een belangrijke taak van de kwartiermaker is dan ook om vooral te sturen op het proces en niet op de inhoud. Uiteindelijk wil je dat alle neuzen dezelfde kant op staan met zo min mogelijk weerstand en dat iedereen vertrouwen heeft in de stappen die genomen moeten worden. Inzicht in het proces, de te nemen activiteiten en de toegevoegde waarde van de verschillende stappen helpt bij het creëren van draagvlak. Een tool als value mapping kan je hierbij helpen.

Wat is value mapping?

Value mapping helpt om de uiteindelijke organisatie te ontwerpen die klaar moet staan aan het einde van de kwartiermakersopdracht. Met value mapping breng je de individuele en organisatie waarden in kaart. Het geeft antwoord op de vraag, wat vind ik belangrijker, wat is minder belangrijk en wat vinden wij samen belangrijk voor de organisatie. Waarden zijn vaak onuitgesproken en worden als vanzelfsprekend aangenomen. Maar juist doordat het niet wordt uitgesproken, kunnen bij veranderingen en onzekerheden weerstanden ontstaan. Hoe kunnen jouw collega’s, leidinggevende of andere stakeholders weten waarom jij doet wat je doet en waarom dat zo belangrijk voor jou is?

Een voorbeeld

Een kwartiermaker is aangesteld om een nieuwe organisatievorm voor een gezamenlijk programma van vier verschillende organisaties op te zetten. Tijdens zijn inventarisatiegesprekken met de verschillende betrokkenen merkt de kwartiermaker op dat er veel onduidelijke afspraken zijn gemaakt, de rolverdeling is onduidelijk en er is nauwelijks overzicht bij wie welke taken liggen. Om meer inzicht, overzicht en begripsvorming in en voor elkaars werk te krijgen, besluit de kwartiermaker om een value mapping sessie te organiseren met alle betrokkenen.

Na introductie en uitleg geeft hij iedereen stiften, post-its, een A3 format van een lege value map. Iedereen krijgt de opdracht om minimaal tien persoonlijke waarden op te schrijven op de post-its en deze vervolgens op te plakken in volgorde van belangrijkheid in de juiste kolom: waarden die altijd belangrijk voor je zijn, die soms belangrijk zijn, die zelden belangrijk zijn en die nooit belangrijk zijn.

Wat zijn persoonlijke waarden? Dingen die je het gevoel geven dat je leeft, waar je ’s morgens vroeg je bed voor uit komt en waar je gepassioneerd betrokken bent bij wat je doet in het bedrijf. Dat kunnen zijn:

  • anderen helpen
  • creativiteit
  • innovatie
  • een doel bereiken
  • samenwerken
  • vertrouwen
  • respect
  • leiderschap
  • ecologisch bewustzijn

Na het noteren van ieders waarden en invullen van de persoonlijke valuemap, worden de waarden gemeenschappelijk besproken. Doel hiervan is om inzicht te krijgen in die waarden die niet worden uitgesproken of gedeeld en als vanzelfsprekendheid worden aangenomen. Weet jij wat jouw collega belangrijk vindt en waarom hij of zij doet wat hij of zij doet? Met het expliciet maken van de persoonlijke waarden van teamleden en elkaar uit te leggen waarom je doet wat je doet, ontstaan gemeenschappelijke waarden. Bovendien helpt value mapping bij het in beeld brengen van het pad wat gevolgd wordt voor de verandering waar de organisatie voor staat.

De kwartiermaker tekent een tijdlijn op de flipover met daarbij op verschillende momenten in de tijd, de activiteiten die tijdens dit proces nodig zijn en waarom dit nodig is. Doel hiervan is om de betrokken medewerkers duidelijkheid en inzicht te geven hoe de organisatie gaat veranderen, wat dit betekent voor de taken van de betrokkenen en hoe de organisatie eruit komt te zien aan het einde van het kwartiermakersproces. Per activiteit krijgen de medewerkers beeld bij welke stappen hiervoor nodig zijn, welke activiteiten ingezet moeten worden en wie hierbij een belangrijke rol speelt. De kwartiermaker betrekt de medewerkers hier actief bij door de gemeenschappelijke waarden hierbij aan te geven. De kleuren van de post-its waarop de individuele waarden zijn opgeschreven komen hierbij terug en geven herkenning en erkenning. Wat vervolgens de betrokken mensen houvast geeft in onzekere tijden.

De voortgang van het kwartiermakersproject

Na een value mapping sessie plant de kwartiermaker regelmatig bijeenkomsten in met alle betrokkenen. Hierin wordt de uitvoering van het plan van aanpak besproken, de genomen en nog te nemen activiteiten, de visuele resultaten van de value mapping op de tijdlijn en het verloop van het project. Iedere sessie gebruikt de kwartiermaker hiervoor dezelfde PowerPointpresentatie. Dit geeft herkenning en erkenning en met de toevoegingen en/of wijzigingen bouwen ze het verloop van het project gezamenlijk stapje voor stapje op. De presentatie deelt de kwartiermaker vóór iedere bijeenkomst met de opdrachtgever en bespreekt hiermee de voortgang. Dit zorgt ervoor dat de kwartiermaker de opdrachtgever betrekt, op de hoogte blijft en daardoor meer vertrouwen krijgt in het project. Open bespreking en communicatie helpt om meer vertrouwen, draagvlak, duidelijkheid en consensus te krijgen voor het plan van aanpak.

Meer weten over de toepassing van deze tool?

0 reacties