Waarom kwartiermakers juist nu zo belangrijk zijn

Dit artikel is geschreven door Jorinde Voskes en gepubliceerd in het Tijdschrift voor Coaching, september 2020. In drie artikelen kijken we mee over de schouder van een ‘kwartiermaker’. Wat maakt het werk van kwartiermakers zo bijzonder en waarom hebben we ze juist nu nodig?

Tijdschrift voor Coaching 2020-03

Als kind was Huub Janssen, tegenwoordig werkzaam als kwartiermaker fantasierijk, ondernemend en breed geïnteresseerd. Na zijn studie economie werkte hij als financieel adviseur en controller, waardoor hij de mogelijkheid had om bij diverse onderwerpen betrokken te raken en zich ‘ermee te mogen bemoeien’. Geld speelt in elke omgeving namelijk een rol. Hij zag hoe organisaties adviesbureaus inschakelden, die dan een rapport schreven en vertrokken zonder dat er werkelijk iets gebeurd was. Ook werden er interim-managers ingehuurd, die vervolgens in het duister tastten en niet wisten waar te beginnen. Het werd hem duidelijk dat de omslag van een idee, plan of behoefte naar de werkelijke uitvoering een bijzonder moment is dat bijzondere vaardigheden vergt.

Sinds 2007 werkt Huub Janssen als zelfstandig kwartiermaker in de meest uiteenlopende opdrachten. Van de oprichting van een onderwijsvastgoedcoöperatie tot toezicht op cybersecurity; de sector maakt voor het kwartiermaken niet uit. Belangrijker is de manier waarop de kwartiermaker een opdracht aanpakt en het doel dat hierbij voor ogen wordt gehouden. Ter professionalisering van hun vak richtte Janssen samen met Gert-Jan Cornel (sociaal en organisatiepsycholoog en tevens kwartiermaker) in 2013 het Kwartiermakersgilde op. Met deze netwerkorganisatie brengen zij kwartiermakers bijeen om kennis en ervaringen uit te wisselen, organiseren ze intervisiesessies, netwerkbijeenkomsten en symposia en ontwikkelen ze een opleiding en certificaat voor kwartiermakers. In samenwerking met de Universiteit Leiden zijn al verschillende onderzoeken uitgevoerd naar kwartiermaken en het Handboek kwartiermaken (Janssen, 2014) is een eerste publicatie van de inzichten over dit bijzondere vak.

Kwartiermaken

Kwartiermaken, een uniek vak dat we voornamelijk in de publieke sector zien, is een moderne variant van een militaire functie. Van oudsher is een kwartiermaker in het leger letterlijk verantwoordelijk voor het ‘kwartier maken’, het voorbereiden van de nieuwe legerstandplaats. Kernelementen hiervan zien we ook terug in het huidige kwartiermaken: kwartiermakers zijn betrokken bij de organisatie van iets geheel nieuws en belast met de voorbereiding tijdens een tijdelijke opdracht. “Een kwartiermaker is een voorloper of wegbereider die de voorbereiding treft om iets nieuws op te zetten binnen de organisatie, tussen organisaties of zelfstandig, waarbij hij samen met zijn opdrachtgever het nieuwe vormgeeft, totdat het overgedragen kan worden aan een nieuw(e) organisatie(onderdeel)”(Janssen, 2014).

Huub Janssens betrokkenheid bij de opzet van de Kinderombudsman illustreert deze bijzondere rol van pionier. Wettelijk was vastgesteld dat er een Kinderombudsman moest komen om toe te zien op de naleving van het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind. Deze geheel nieuwe organisatie moest ondergebracht worden bij het instituut Nationale Ombudsman. In de voorbereiding was er echter een aanzienlijk aantal problemen op te lossen. Zo waren er nog geen fondsen voor het nieuwe instituut, was er geen huisvesting, zat er spanning in de legale positie van beide instituten en moesten er verschillende partijen met conflicterende belangen samengebracht worden. Alles moest in korte tijd gereed zijn. Als kwartiermaker zocht Janssen oplossingen voor alle problemen en ontwikkelde hij de organisatie zodanig dat de aangestelde Kinderombudsman het roer over kon nemen en de dagelijkse gang van zaken kon voortzetten.

Kwartiermakersopdracht

Meestal wordt een kwartiermaker betrokken bij een project wanneer er een wens, idee of behoefte speelt waarvoor een geheel nieuwe organisatie of structuur moet worden opgezet. De kwartiermaker wordt dan tijdelijk ingeschakeld door een externe partij en zet alles zodanig op dat een projectmanager het over kan nemen. Dit soort opdrachten kunnen voorkomen binnen of buiten een bestaande organisatie en kunnen zowel een inhoudelijk als procesmatig eindresultaat hebben. Op basis van deze brede specificaties is een grote diversiteit aan kwartiermakersopdrachten te herkennen. Zo zijn kwartiermakers onder andere betrokken geweest bij de opzet van een kenniscentrum op een hogeschool, een fusietraject van twee stichtingen en een samenwerkingsproject van kennisinstellingen, bedrijven en maatschappelijke organisaties.  
Kwartiermaken wordt ‘uniek’ genoemd vanwege de bijzondere omstandigheden waarin de kwartiermaker opereert. Het meest kenmerkend is de timing van de kwartiermakersklus, de ‘kwartiermakersfase’ (Figuur 1), helemaal aan de start van de ontwikkeling van een project. Deze kwartiermakersfase bestaat uit twee parallel uitgevoerde processen, de voorbereidingsfase en de implementatiefase, die na elkaar hun zwaartepunt hebben. De voorbereidingsfase heeft tot doel het uitwerken van het idee of de behoefte in een duidelijk plan. Hierbij kruipt de kwartiermaker in de rol van adviseur, richt hij zich op het vertalen van een missie, visie en strategie en werkt hij de details qua activiteiten, planning, organisatie en financiën uit. In de implementatiefase wordt dit plan gerealiseerd. De kwartiermaker stapt in de schoenen van een interim-manager, zet de organisatie op, werft medewerkers en voert de eerste geplande activiteiten uit.

Figuur 1. Kwartiermakersfase

Identiteit

Een kwartiermaker is in essentie een professionele organisator die vooruit wordt gestuurd om voorbereidingen te treffen voor iets geheel nieuws, waarbij hij partijen samenbrengt en vanaf de basis kan opbouwen. Tijdens de opdracht functioneert de kwartiermaker in een omgeving met weinig kaders en grote onzekerheid. Het vergt daarom een bijzondere combinatie van eigenschappen en vaardigheden om deze rol te vervullen. Kwartiermakers zijn vrije en onafhankelijke denkers die samenwerkingseenheden ontwikkelen, projecten voorbereiden en ideeën praktisch uitvoerbaar maken. Veel kwartiermakers willen waarde toevoegen op maatschappelijk gebied, zijn creatief en werken in een omgeving van verbetering, vernieuwing of innovatie. Daarvoor moeten ze optimistisch en proactief zijn en een sterk netwerk kunnen onderhouden. Een bijzondere relatie met de opdrachtgever is essentieel voor het succes van het project.

Alhoewel in het taalgebruik rond kwartiermaken een mannelijke toon doorklinkt, is deze rol bij uitstek ook geschikt voor vrouwelijke ‘managers’. De kwaliteiten die vrouwelijke leiders vaak tentoonspreiden passen goed bij de vereisten van een kwartiermakersklus. Uit de onderzoeken die vanuit het Kwartiermakersgilde gedaan zijn blijkt dat ongeveer 40% tot de helft van de kwartiermakers vrouwen zijn.

Naast het hebben van opdracht-inhoudelijke vaardigheden en praktische kennis, moeten kwartiermakers verschillende rollen kunnen vervullen tijdens hun opdracht. Ze zijn zowel manager als uitvoerder en moeten samen kunnen werken met alle lagen van de organisatie. Een kwartiermaker die bijvoorbeeld meubels nodig heeft voor een nieuwe afdeling maakt gebruik van zijn goede contact met de huismeester. Waar het hoger management in deze situatie misschien niet (direct) van dienst kan zijn, kan de huismeester dat wel. De kwartiermaker begrijpt welke lijnen binnen het bedrijf bepalend zijn voor wat er gebeurt en zet deze kennis in om de doelen te bereiken. Kwartiermakers missen vaak een formele machtspositie in de organisatie waar zij voor werken, maar moeten betrokkenen wel mee zien te krijgen in de samenwerking naar een onbekend doel. Bij gebrek aan formele macht binnen de organisatie stuurt de kwartiermaker aan op basis van vertrouwen. Ook vervult hij vaak een coachende rol richting de opdrachtgever en teamleden. Kwartiermakers zijn charismatische, inspirerende leiders met sterke communicatieve en onderhandelingsvaardigheden.

Uniek vak

De term ‘kwartiermaken’ doet enigszins archaïsch aan en draagt de militaire oorsprong van het vak met zich mee. Het zet zichzelf hierdoor apart van moderne managementvormen als ‘verandermanagement’ en ‘agile werken’. De opzet van het Kwartiermakersgilde sluit hier goed bij aan. Vanuit hun geloof in kwartiermaken als een uniek vak hebben Janssen en Cornel bewust gekozen voor de vorm van een ‘gilde’ waarin het draait om het voortzetten van een ambacht volgens het leermeester-gezelprincipe en waardecreatie volgens het Rijnlands model. Zij stellen kennisontwikkeling, kennisdeling en kennistoepassing centraal; kwartiermaken is met name een vak dat men leert in de praktijk.

Alhoewel kwartiermaken raakvlakken heeft met andere soorten management, zoals verandermanagement, organisatiecoaching en projectleiding, is het een wezenlijk ander vak. De manager in een klassieke setting heeft een duidelijke opdracht met een vastgesteld resultaat en vooraf opgestelde kaders. Deze manager werkt vanuit een formele positie, kan vooraf een plan van aanpak maken en volgt dit plan binnen een specifieke structuur of met een vaste methode. Een kwartiermakersopdracht vindt echter zo vroeg in een project plaats, dat het aantal variabelen en onzekerheden veel groter zijn. Er is gedurende de opdracht nog veel verschuiving in kernelementen van het project. Hierdoor werken sommige instrumenten en werkwijzen van regulier projectmanagement, zoals het maken van een plan van aanpak, niet goed bij kwartiermaken. Ter illustratie: de opzet van een project in reguliere omstandigheden lijkt meer op de planning van een georganiseerde vakantie, terwijl de opdracht van een kwartiermakersopdracht meer lijkt op de planning van een backpacker die ‘wel ziet waar de weg naartoe leidt’.

Desondanks is kwartiermaken (overeenkomstig met andere managementvormen) wel gericht op projectmatig werken, waarbij mensen worden aangestuurd en begeleid. Voor de manager is de inhoud minder belangrijk dan de aanpak. Juist deze werkwijze is uniek in het kwartiermaken, vanwege de specifieke eigenschappen van de kwartiermakersopdracht, zoals het ontbreken van duidelijke kaders. Kwartiermaken is een dynamisch proces waarbij constant ingespeeld moet worden op nieuwe ontwikkelingen en waarbij de kwartiermaker een bredere verantwoordelijkheid draagt dan een manager in klassieke setting.

In deze flexibele werkwijze zijn overeenkomsten zichtbaar met lean management of agile werken: moderne manieren van projectmanagement waarin werkprocessen overzichtelijk en eenvoudig ingericht worden. In bijvoorbeeld softwareontwikkeling geeft dit de mogelijkheid om in te spelen op snelle ontwikkelingen, vergelijkbaar met de manier waarop een kwartiermaker inspeelt op veranderingen en onzekerheden. Er zijn echter ook grote verschillen. Waar lean management inzet op het efficiënter inrichten van werkprocessen en agile werkt met het opknippen van projecten in kleinere doelen (sprints), is de werkwijze bij kwartiermaken gericht op een groter geheel zoals het bewaren en bewaken van draagvlak, het ontwikkelen van een visie en het inspelen op een veranderende relatie met stakeholders.

Veranderende samenleving

Juist in deze bijzondere tijd hebben we kwartiermakers nodig. In onze veranderende samenleving vol uitdagende vraagstukken kunnen kwartiermakers richting geven en verbindingen leggen. Zo ook bij de uitdagingen ten gevolge van de coronacrisis. Door de recente lockdown moest iedereen zich heel snel aanpassen, wat veel onzekerheid met zich meebracht. Bij het opstarten van de maatschappij zullen veel mensen en organisaties opnieuw naar hun werkwijze en rol moeten kijken in een tijd van veel (economische) onrust. Kwartiermakers weten vanuit een interdisciplinaire aanpak raad met unieke omstandigheden, grote onzekerheden en conflicterende belangen. Juist in deze bijzondere tijden komen kwartiermakers het best tot hun recht en kunnen zij een leidende rol vervullen bij de noodzakelijke transities.

Auteur

Jorinde Voskes is (startend) trainer en adviseur met een passie voor groepsdynamica. Tijdens haar master Sociale en organisatiepsychologie aan de Universiteit Leiden deed zij onderzoek naar onderhandelingsvaardigheden van kwartiermakers. In samenwerking met het Kwartiermakersgilde schrijft zij artikelen en werkt zij mee aan de ontwikkeling van de opleiding kwartiermaken. www.kwartiermakersgilde.nl

Tijdschrift voor Coaching

Het artikel is verschenen in het september nummer (2020-03) van het Tijdschrift voor Coaching. Het artikel vind je op de website van TvC hier.

Geïnteresseerd in het vak kwartiermaken?

In het handboek kwartiermaken vind je alles over het vak kwartiermaken.

Binnenkort komt onze opleiding kwartiermaken online. Op de hoogte blijven? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.