Wanneer je aan een kwartiermakersopdracht begint, weet je vooraf niet hoe het proces verloopt en dat heeft effect op wat je aan het einde oplevert. Je hebt met verschillende factoren te maken die invloed hebben op het proces. Toch wil een opdrachtgever vooraf een offerte ontvangen en als je in loondienst werkt, wil desbetreffende manager een inschatting van de uren ontvangen. Hoe zorg je voor een juiste inschatting van uren of kosten zonder dat je jezelf tekort doet?

Wat valt op?

Al meer dan twintig jaar heb ik offertes opgesteld voor mijn kwartiermakersopdrachten. Mij valt op dat ik op twee manieren offreer:

1. Offreren op basis van vertrouwen.

Bij offreren op basis van vertrouwen heb ik meestal eerder samengewerkt met de opdrachtgever en kennen we elkaar. Een andere belangrijke factor is dat ik vertrouwen heb in het slagen van de opdracht. Wanneer dit het geval is, vindt er meestal inhuur plaats voor de termijn van de looptijd van de kwartiermakersopdracht; soms met enige marge. Zo’n opdracht wordt vaak verstrekt voor zes maanden met een optie tot twee maal drie maanden verlenging. In dit geval word ik op basis van mijn ervaring als kwartiermaker ingehuurd en niet op basis van een eindresultaat. Ik word ingehuurd als kwartiermaker voor een bepaalde periode met daarbij wel een vraagstelling vanuit de opdrachtgever, maar er is geen resultaatsverplichting. Mijn inzet is vrijwel altijd tussen de 2,5 en 5 dagen per week. Deze exacte inzet is vooral afhankelijk van de omvang van de opdracht en mijn beschikbare tijd.

2. Offreren op basis van inhoudelijke offerte

Er zijn drie situaties waarin een inhoudelijk uitgewerkte offerte gewenst is:

1. Er is nog onvoldoende wederzijdse vertrouwen. Meestal heb ik dan nog niet eerder samengewerkt met de opdrachtgever en/of kennen we elkaar (nog) niet. In zo’n geval wil de opdrachtgever meer zekerheid over wat ik ga doen en hoe ik het aanpak.
2. De opdrachtgever beschikt nog niet over de financiële middelen om de inhuur voor de gehele periode te regelen en er is een tussentijds resultaat nodig voor financiële besluitvorming. Dan wil men een concrete opdracht voor een kortere periode.
3. Er is sprake van twijfel of weerstand binnen een organisatie voor de (gehele) opdracht. Door te starten met een beperkte opdracht, kan de opdrachtgever zorgen voor draagvlak en vertrouwen. Ook dan wil men een concrete opdracht voor een kortere periode.

Wanneer één van deze drie situaties zich voordoet, wil een opdrachtgever meestal een gedetailleerde offerte met planning en mijlpalen. Hier loop je meteen aan tegen een dilemma: er zijn op dat moment namelijk nog te veel onzekerheden om de gehele kwartiermakersopdracht gedetailleerd te beschrijven.

Wat mij in zo’n situatie helpt en waar opdrachtgevers ook tevreden mee zijn, is een offerte voor alleen een eerste fase. Dit betekent dat je de offerte voor de kwartiermakersopdracht splitst in een opstart- of eerste fase en het vervolg. Hiermee overzie je de benodigde inzet in de opstartfase. Gedurende die opstartfase heb je dan de tijd om meer inzicht en zekerheden te krijgen voor de offerte voor de vervolgfase.
Hoe stel je deze offertes op?

Offerte voor de opstartfase

Om een offerte te kunnen opstellen voor de opstartfase is het belangrijk te beseffen dat het eindresultaat van de opstartfase altijd een document is op basis waarvan de opdrachtgever een “go- no go beslissing” maakt voor het vervolgtraject. Dit is van belang, omdat de offerte vanuit dit doel wordt opgesteld. Er is nog geen vertrouwen tussen jou en je opdrachtgever en je wilt duidelijkheid geven richting je opdrachtgever. Je wilt een concreet voorstel doen, gericht op een doel waar jij je in de offerte op richt. Hieronder staat een algemeen format voor zo’n offerte beschreven die gericht is op het kunnen schrijven van het document voor een “go- no go beslissing”.

Opbouw offerte

Over het algemeen bestaat de offerte voor de opstartfase uit de volgende onderdelen:

1. Achtergrondinformatie:

• aanleiding opdracht
• opdrachtgever

2. Beschrijving van de opdracht:

• Weergeven wat opdrachtgever vraagt
• Uitgangspunten opdrachtgever

3. Mijn/Onze visie:

• Hoe kijk ik tegen de opdracht aan
• Wat is daarbij van belang/ haalbaarheid

4. De opzet:
Methode van aanpak: de wijze waarop ik de opdracht wil aanpakken.

5. Aanpak en resultaten:
Beschrijving van de verschillende op te leveren resultaten zoals:

• Oriëntatie/gesprekken
•  Plan/businessplan/eindresultaat
• Inhoudelijke documenten
• Begeleiding besluitvorming

6. Capaciteitsinschatting:

• Per item van de vorige paragraaf aangeven welke activiteiten ik ga verrichten (gesprek, schrijven, deskresearch) en de tijd per activiteit.
• Overleg met opdrachtgever. Overleg, afstemming, draagvlak, feedback enz. Dit kost tijd en het is noodzakelijk om daar gelijk afspraken over te maken. Op basis van de vorige twee paragrafen kun je al bepalen welke momenten cruciaal zijn. Dat bepaalt hoe vaak en wanneer je bijeenkomt.
• Dit onderdeel neem ik meestal op in de vorm van een tabel:
  • In de eerste kolom de resultaten uit de vorige paragraaf
  • In de tweede kolom de vertaling naar activiteiten
  • In de derde kolom de inzet in uren/dagen
  • Soms een vierde kolom met toelichting (bijv wie ik ga spreken bij interviews)

7. Planning.

8. Randvoorwaarden voor het uitvoeren van de opdracht.

Wat is noodzakelijk om het beschreven resultaat te realiseren.

9. Samenstelling team:
Indien je met meer dan één persoon de opdracht uitvoert.

10. Investering
Dit is gebaseerd op de ureninschatting bij “capaciteitsinschatting” en het uurtarief. Eventueel kan dit gedifferentieerd worden bij een teaminzet met mensen met verschillende uurtarieven

Op basis van zo’n opgestelde offerte kun je met de opdrachtgever het gesprek voeren over welke activiteiten je uitvoert tegen welke kosten. Bijvoorbeeld: De opdrachtgever vindt het bedrag van jouw offerte te hoog. In je offerte ben je uitgegaan van tien interviews met medewerkers. In je onderhandeling kun je de opdrachtgever voorstellen om het aantal interviews te verminderen. Laat vervolgens de opdrachtgever zelf aangeven welke er dan komen te vervallen. Het uitschrijven van en betrekken bij de benodigde activiteiten geeft een opdrachtgever inzicht in wat je gaat doen en maakt jouw aanpak transparant. Mijn ervaring is, dat hoe meer overzicht een opdrachtgever krijgt, des te eerder gaat hij/zij akkoord met een offerte. Jouw uitleg zorgt ervoor dat ze de logica ervan inzien. Zelfs als men het bedrag te hoog vindt.

Iedere opdracht is anders en iedere opdrachtgever wil compleet andere accenten leggen, maar ondanks die verschillen komt de offerte meestal op hetzelfde neer. Mijn ervaring is dat de ureninschatting voor de opstartfase van de kwartiermakersopdracht vrijwel altijd tussen de 10 en 20 dagen ligt en een doorlooptijd van 2 á 3 maanden kent. Uiteraard is dit afhankelijk van de opdracht en de opdrachtgever. Maak in de bespreking met de opdrachtgever daarover goede afspraken.

Vervolg na offerte voor opstartfase

Het resultaat in de vorm van een rapport wat je oplevert, is bedoeld voor besluitvorming. Op basis van jouw rapport beslist de opdrachtgever of er een vervolg komt en wat dat betekent (financieel, personeel, doorlooptijd, andere randvoorwaarden). Het is van belang dat deze factoren in jouw rapport van de opstartfase helder naar boven komen:

• welke vervolgstappen moeten er gemaakt worden na de “go- no go beslissing”
• planning
• inzet van mensen waaronder de gewenste inzet van de kwartiermaker.

Indien de opdrachtgever besluit door te gaan, met het project en met jou als kwartiermaker, dan volgt er vaak een offerte voor een vast aantal dagen binnen een bepaalde periode. Je kunt bij het opstellen van je rapport hier zelf sturing aan geven. Een gedetailleerde offerte is dan niet meer nodig. In het plan staat wat er moet gebeuren.

Heb je nog vragen, opmerkingen of suggesties, stuur een bericht naar het Kwartiermakersgilde.

Meer weten over het opstellen van een plan van aanpak of communicatie met de opdrachtgever?

• In onze opleiding tot kwartiermaken bespreken we stap voor stap het maken van een plan van aanpak, leer je meer over effectieve communicatie met je opdrachtgever en hoe je mensen meekrijgt tijdens jouw kwartiermakersopdracht.
• Op zoek naar een theoretisch kader over het vak kwartiermaken? Bestel het handboek kwartiermaken.
• Lid worden van Kwartiermakersgilde? Sluit je gratis aan bij onze LinkedIn groep.

Veel succes met het maken van je offerte en de uitvoering van je opdracht.

Huub Janssen