In drie artikelen kijken we mee over de schouder van een ‘kwartiermaker’. In het vorige artikel gingen we in op de vraag ‘waarom kwartiermakers juist nu zo belangrijk zijn’. In dit artikel gaan we in op ‘de kwartiermaker en de coach’.

Een ander dan andere manager

Wellicht heb je als coach wel eens een manager in je praktijk die net even anders is dan de andere projectmanagers, verandermanagers of agile werkers die je normaliter als cliënt hebt. Deze manager wil graag in een coachingssessie kijken naar een aantal knelpunten in zijn of haar huidige opdracht. In het gesprek blijkt dit project een bijzondere combinatie van creativiteit, leiderschap, onzekerheid en organisatie. Deze cliënt werkt als kwartiermaker.

Kwartiermakers zijn pioniers die betrokken zijn bij de organisatie van iets geheel nieuws. Zij zetten structuren op binnen organisaties, tussen organisaties of zelfstandig. Een externe partij schakelt ze tijdelijk in en het project wordt overgedragen aan een reguliere (project)manager zodra het voldoende opgezet is. Juist in deze tijd kunnen kwartiermakers een essentiële verbindende en sturende rol innemen (Voskes et al., 2020). In dit artikel kijken we naar het belang van de coach voor de kwartiermaker. Coaching en intervisie kan de kwartiermaker helpen om te gaan met specifieke knelpunten die voortkomen uit de unieke eigenschappen van het kwartiermaken. Kwartiermakers werken vaak alleen en kunnen een klankbord goed gebruiken wanneer zij vastlopen in een project. Met enkele praktische handvatten kunnen coaches de kwartiermaker nog beter ondersteunen.

Herkennen van de klus

Ondanks de grote diversiteit aan kwartiermakersprojecten (veelal in de publieke of maatschappelijke sector) is kwartiermaken een relatief onbekend vak. Het kan zijn dat de cliënt zelf niet beseft dat het project waarin hij of zij vastloopt een kwartiermakersklus is. Het gevolg hiervan zal zijn dat de aanpak van het project niet goed aansluit bij de specifieke vereisten die samengaan met het werk van een kwartiermaker, waardoor het eindresultaat mogelijk minder effectief is of langer op zich laat wachten. Herkenning is de eerste stap naar gericht advies van de coach en een effectieve werkwijze van de coachee.

Kwartiermaken kan herkend worden aan een aantal kernelementen. De kwartiermakersfase vindt altijd plaats helemaal aan de start van een ontwikkeling van een project. In deze fase wordt een eerste idee omgezet naar een concrete basisorganisatie. Ten gevolge van een gebrek aan kaders en snel veranderende uitgangspunten tijdens de ontwikkeling van het project, kenmerkt kwartiermaken zich door grote onzekerheid. De rol van een kwartiermaker is divers; de kwartiermaker is vaak gelijktijdig adviseur, interimmanager, praktisch organisator en inhoudelijk expert. Daarbij heeft een kwartiermaker meestal geen formele hiërarchische verhoudingen ten opzichte van de andere betrokkenen in het project, alhoewel de kwartiermaker wel verantwoordelijkheid draagt voor het eindproduct. Hierdoor is de relatie tot de opdrachtgever belangrijk.

Basisproblematiek

Knelpunten in de kwartiermakersklus zijn veelal het gevolg van deze kernelementen en de invloed hiervan op de betrokkenen. Er zijn vier algemene problemen bij kwartiermaken te onderscheiden, die verschillende uitingen zullen hebben in de praktijk.

Grote onzekerheid

Een kwartiermaker staat aan de start van iets geheel nieuws, werkt op basis van een wens, behoefte of idee en start een project vaak zonder vaststaande kaders. Hierdoor gaat het werk gepaard met grote onzekerheid en werkt een projectmatige aanpak niet. De kwartiermaker moet om kunnen gaan met de vele veranderingen in de loop van het project en in staat zijn om te bouwen zonder zekerheden in de toekomst. Vaak moet er binnen een kwartiermakersklus onder hoge tijdsdruk al begonnen worden met de eerste operationele activiteiten, terwijl essentiële strategische besluiten nog genomen moeten worden. Een goede kwartiermaker is een optimist met een proactieve instelling die om weet te gaan met onzekerheid en ambiguïteit (Schmidt, 2017). Als coach kan het nodig zijn de cliënt hierin te ondersteunen, zodat de kwartiermaker de eigen grenzen goed bewaakt en los laat waar controle niet mogelijk is.

Begeleid de kwartiermaker om zich meer te richten op het proces van de opdracht dan op de inhoudelijke details. Waar details makkelijk kunnen wijzigen blijft het proces van het project grotendeels hetzelfde. Dit geeft de kwartiermaker meer grip op de opdracht en laat tegelijkertijd ruimte voor wijzigingen die vanuit de betrokkenen worden aangedragen. Er kan bijvoorbeeld gewerkt worden met discovery based planning, waarbij elke stap een verandering in de plannen kan veroorzaken. Dit betekent dat de planning van het project op de hoofdlijnen opgesteld wordt en slechts voor de nabije toekomst (een maand of kwartaal) meer gedetailleerd wordt uitgewerkt. De kwartiermaker bouwt ruimte in voor verandering en herziet de planning en vervolgstappen regelmatig in overleg met de verschillende betrokkenen. Uiteraard is het nodig dat de betrokkenen, waaronder de opdrachtgever, deze werkwijze begrijpen en accepteren. Adviseer de cliënt om dit gesprek tijdig aan te gaan.

De uitdaging van het kwartiermaken zit in het feit dat elke kwartiermakersopdracht eigen karakteristieken heeft. Breng met de cliënt in kaart wat er in de opdracht nodig is zodat er een gericht plan van aanpak kan worden gerealiseerd.  Hulpmiddelen als SWOT-analyses en value mapping kunnen gebruikt worden om overzicht te creëren.

Verschillende rollen

Overzicht verschillende rollen kwartiermaker

Tijdens het project heeft de kwartiermaker verschillende rollen die gedeeltelijk gelijktijdig vervuld moeten worden. In de startfase dient de kwartiermaker als adviseur om een eerste idee te vertalen naar een missie, visie en strategie en om de planning, organisatie en financiën van het project uit te werken. Deze opzet wordt vervolgens gerealiseerd, waarbij de kwartiermaker als interim-manager dient en de plannen implementeert in de praktijk. Verder dient de kwartiermaker vaak ook als praktisch organisator en inhoudelijk expert, zonder specialist te zijn. De verschillende rollen vragen om verschillende competenties van de kwartiermaker, die niet altijd evenredig aanwezig zullen zijn. Daardoor zal niet elke cliënt zich in alle rollen prettig voelen of gemakkelijk wisselen van rol. Een cliënt die bijvoorbeeld voornamelijk adviseur is en die de managementrol niet ligt, zal onvoldoende in staat zijn om de opdracht goed te vervullen. Dit kan een gebrek aan overzicht in de opdracht, klachten van de opdrachtgever en een onvervuld of onzeker gevoel bij de cliënt als gevolg hebben.

Natuurlijk zal niet elke opdracht geschikt zijn voor elke kwartiermaker. Loop met hem of haar na wat de vereisten van de opdracht zijn en waar de knelpunten voor de kwartiermaker zitten. Onderzoek de kwaliteiten en valkuilen van de cliënt, gebruik hiervoor bijvoorbeeld kernkwadranten of een SWOT-analyse. Bekijk of er mogelijkheden zijn om (binnen de kaders van het project) in vereiste vaardigheden te groeien. Ook kan de kwartiermaker een tweede persoon bij de opdracht betrekken die de benodigde competenties aanvult en op een gelijkwaardig niveau de samenwerking met de kwartiermaker aangaat.

Positie

Kwartiermakers worden ingezet bij het opzetten van een nieuwe structuur binnen organisaties, tussen organisaties of zelfstandig. Vooral wanneer het project plaatsvindt binnen een bestaande organisatie kan het zijn dat er weinig draagvlak is voor de veranderingen die de kwartiermaker doorvoert, bijvoorbeeld doordat er sterk wordt vastgehouden aan ‘hoe het altijd gedaan werd’ of omdat er een gebrek aan vertrouwen is tussen de kwartiermaker en andere betrokkenen. Ook kan de kwartiermaker, vanwege de onzekerheid van de kwartiermakersfase, slechts weinig duidelijkheid geven over de toekomst. Toch moet de kwartiermaker verschillende partijen met hun tegengestelde belangen meenemen in het project. Hierbij heeft de kwartiermaker geen formele hiërarchische verhouding ten opzichte van het projectteam, omdat de structuur nog niet zodanig is ingericht dat deze rol is ingebed in de organisatie. Hoe effectief de kwartiermaker is onder deze omstandigheden is grotendeels afhankelijk van de manier waarop hij of zij de betrokkenen enthousiasmeert en inspireert.

Inspirerend leiderschap is de meest effectieve en gehanteerde stijl van kwartiermakers (Janssen, 2014). Onderzoek samen met de cliënt wat zijn of haar natuurlijke leiderschapsstijl is en op welke manier dit de effectiviteit van het project beïnvloedt. Zijn er elementen van inspirerend leiderschap die de cliënt zich eigen kan maken? Adviseer de kwartiermaker dicht bij zichzelf te blijven. Vanuit een stabiele basis kan worden opgebouwd, terwijl een kwartiermaker die probeert zich anders voor te doen juist een wankele fundering legt.

Begeleid de kwartiermaker ook in de manier van communiceren naar het team. Een team dat blokkeert op de vele veranderingen toont daarmee behoefte te hebben aan duidelijkheid en vastigheid. De kwartiermaker kan in de communicatie naar dit team bijvoorbeeld benadrukken welke zaken niet veranderen en erkennen wat er al goed gaat in de huidige opzet. Ook kunnen veranderingen gemotiveerd of visueel weergegeven worden om de meerwaarde van ontwikkeling te tonen. Door vroeg open kaart te spelen, eerlijk te zijn over intenties en tools als storytelling of visuele hulpmiddelen te gebruiken wordt het team meegenomen in de gedachtegang van de kwartiermaker en staan zij meer open voor de eindproducten van dit proces.

Beschouw de samenwerking van de kwartiermaker met het team als een onderhandeling waarin de verschillende betrokkenen belangen hebben. Uit onderzoek van Voskes (2018) is gebleken dat kwartiermakers een voorkeur hebben voor een integratieve onderhandelingsstijl; een manier van onderhandelen die gericht is op win-winoplossingen. Hierbij wordt niet vastgehouden aan standpunten, maar gewerkt vanuit de behoefte waar het standpunt uit voortkomt. Creatieve oplossingen worden gebruikt om aan gezamenlijke belangen te voldoen. Adviseer de cliënt te investeren in kennis en vaardigheden van onderhandelen, omdat dit niet alleen in de samenwerking met externe partijen, maar ook in de samenwerking met het eigen team een aanwinst kan zijn. Help de cliënt weerstand te zien als punten die aandacht nodig hebben voor de uitvoering van de opdracht en te investeren in de mensen in het team. Uiteindelijk kunnen juist de leden van het team rond de kwartiermaker binnen de organisatie dienen als informele ambassadeurs voor het project.

Relatie met opdrachtgever

Een centrale factor in het succes van de kwartiermakersklus is de relatie met de opdrachtgever. Omdat kwartiermakers een nieuwe structuur opzetten op basis van het idee of de behoefte van de opdrachtgever, is de input van deze opdrachtgever de belangrijkste sturing in een open speelveld. Vertrouwen tussen de kwartiermaker en de opdrachtgever is daarin van belang en een gebrekkige relatie tussen beiden kan een flinke belemmering zijn. Tijdens het project zijn er een aantal processen die spanning kunnen veroorzaken in de relatie tussen de kwartiermaker en de opdrachtgever, los van de inhoud van de opdracht. De onzekerheid in het project en de vele veranderingen ten gevolge daarvan kunnen voor de opdrachtgever moeilijk zijn. Een opdrachtgever kan bijvoorbeeld vragen om zekerheden die niet te geven zijn. Ook kan de relatie met de opdrachtgever veranderen doordat de kwartiermaker (soms buiten de opdrachtgever om) wordt gevraagd om na afronding van de kwartiermakersfase (een deel van) de nieuwe organisatie aan te sturen. Verder kan er een verschuiving plaatsvinden binnen de organisatie, waardoor het eindresultaat van het project wordt opgeleverd aan een andere opdrachtgever dan degene die het project is gestart.

Wanneer een kwartiermaker tegen een blokkade in de relatie met de opdrachtgever aanloopt is het belangrijk dat helder wordt waar dit uit voortkomt. Onderzoek samen met de cliënt welke van bovenstaande oorzaken aan de orde is. Is de spanning het gevolg van de grote veranderingen in de loop van het project? Adviseer de kwartiermaker dan om de opdrachtgever mee te nemen in het proces en de randvoorwaarden voor het project zo vroeg mogelijk expliciet te maken om verrassingen te voorkomen. Ook hier kan een visuele weergave van het proces tonen hoe de pijnpunten van nu relateren aan toekomstig succes. Dan rest het de kwartiermaker slechts om een goedlopend eindproduct af te leveren zodat de opdrachtgever hierop voort kan bouwen.

Denk ook met de cliënt na over manieren om te investeren in de sociaal-emotionele relatie met de opdrachtgever. Door vertrouwen op te bouwen buiten de inhoud om, durft de opdrachtgever de controle meer los te laten en af te gaan op de kennis en kunde van de kwartiermaker. Voor een goed eindresultaat is het belangrijk dat de kwartiermaker bij aanvang van de opdracht niet alleen afgaat op de visie van de opdrachtgever, maar ook zelf op onderzoek uitgaat, met een open mind en de bereidheid om meegegeven uitgangspunten ter discussie te stellen. Dit is echter alleen mogelijk wanneer de kwartiermaker, vanuit een basis van vertrouwen, mandaat krijgt om bepaalde beslissingen zelfstandig te nemen.

Begeleid de kwartiermaker verder in het accepteren van de veranderende relatie met de opdrachtgever door het proces heen. Wanneer de kwartiermaker of de opdrachtgever een andere rol gaat spelen in het project is spanning in de relatie niet altijd te voorkomen. In dat geval kan inzicht in en begrip voor de situatie de kwartiermaker houvast geven.

Uitdaging

Niet alleen op werk-inhoudelijk gebied kan de kwartiermaker een uitdaging vormen voor de coach, ook qua persoon kan een kwartiermaker een interessante cliënt zijn. Kwartiermakers zijn sterke persoonlijkheden die gewend zijn om de leiding te nemen, waardoor het uitdagend voor hen kan zijn om los te laten en sturing van de coach te volgen. Ook zijn zij sociaal vaardige creatieve denkers en zoeken zij altijd naar oplossingen. In een gesprek kan het moeilijk zijn om ze te laten focussen op het probleem, omdat ze overal kansen zien en hun gedachten snel verspringen. Een vertaling van de kernpunten en het bijsturen van het gesprek kan helpen om de kwartiermaker erbij te houden. Begrip voor het werkproces van de kwartiermaker helpt de coach om beter aan te sluiten op het verhaal van de cliënt. Uiteindelijk kan namelijk zelfs voor een onafhankelijke, vrije denker als een kwartiermaker een goede spiegel nieuw licht op een probleem schijnen.

Auteur

Dit artikel Dit artikel is geschreven door Jorinde Voskes in samenwerking met het Kwartiermakersgilde en Herman Steensma. Het is in december 2020 gepubliceerd in het Tijdschrift voor Coaching. Jorinde Voskes is trainer en adviseur met een passie voor groepsdynamica. Tijdens haar master Sociale en organisatiepsychologie aan de Universiteit Leiden deed zij onderzoek naar onderhandelingsvaardigheden van kwartiermakers. In samenwerking met het Kwartiermakersgilde schrijft zij artikelen en werkt zij mee aan de ontwikkeling van de opleiding kwartiermaken.

Geïnteresseerd in het vak kwartiermaken?

• In het handboek kwartiermaken vind je alles over het vak kwartiermaken.
• Schrijf je in voor onze online opleiding tot kwartiermaken.
• Op de hoogte blijven? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.

Referenties

• Janssen, H. (2014). Handboek Kwartiermaken: Een gids voor het opzetten en (her)inrichten van organisaties. Leiden: Stichting Kwartiermakersgilde.
• Schmidt, J. (2017). Should quartermasters train their coping style and psychological capital? (Master’s thesis, Leiden University). Leiden: leiden University.
• Voskes, J.A. (2018). Negotiating Quartermasters: Preferred negotiation style and the influence of time pressure, uncertainty, trust and the constituency (Master’s thesis, Leiden University). Leiden: leiden University.
• Voskes, J.A. et al. (2020). Waarom kwartiermakers juist nu zo belangrijk zijn. Tijdschrift voor Coaching, 16(3), 96-101.